Cliciwch yma i weld fersiwn Saesneg y Llyfryn Canllaw hwn (gan agor mewn ffenestr arall)

Canllaw i Gyfarwyddwyr ac Ysgrifenyddion

Ebrill 2008 - Fersiwn 14

Rhaid bod yn ymwybodol o’r canlynol wrth ddarllen y nodiadau canllaw hyn:

• Mae rhai (ond nid y cyfan) o ddarpariaethau Deddf Cwmnïau 2006 wedi dod i rym.  Gan hynny, mae rhai darpariaethau Deddf Cwmnïau 1985 yn dal yn berthnasol. Rydym wedi ceisio gwneud yn glir drwy’r holl nodiadau hyn, gymaint â phosibl, pa Ddeddf sy’n berthnasol. Os hoffech chi wybod pa ddarpariaethau yn y Deddfau priodol sydd mewn grym, ymwelwch â’n gwefan www.companieshouse.gov.uk . Mae dolen ar ein gwefan hefyd i wefan BERR (Yr Adran Busnes Menter a Diwygio Rheoleiddio) http://www.berr.gov.uk/bbf/co-act-2006/index.html, lle gallwch weld rhagor o wybodaeth. Mae rhai darpariaethau yn y Ddeddf newydd yn amodol ar drefniadau trosiannol. Cyhyd â phosibl, eglurwn hyn yn y canllaw hwn a rhown fanylion ar ein gwefan.

• Mae dau gam pellach yng ngweithrediad Deddf Cwmnïau 2006  a drefnwyd ar gyfer Hydref 2008 a Hydref 2009. Byddwn yn diweddaru unrhyw nodiadau canllaw a effeithir gan y gweithrediadau ar y pryd. Efallai yr hoffech gadw golwg ar ein gwefan hefyd lle byddwn yn cyhoeddi rhagor o wybodaeth wrth i’r broses o weithredu parhau, er mwyn ichi gael mynediad at y newyddion diweddaraf.

Cynnwys

Brig

• Deddf Cwmnïau 1985
• Deddf Cwmnïau 2006
• Gorchymyn Deddf Cwmnïau 2006 (Dechreuad Rhif 3, Diwygiadau Canlyniadol, Darpariaethau Dros Dro ac Arbedion) 2007
• Gorchymyn Deddf Cwmnïau 2006 (Dechreuad Rhif 5, Darpariaethau Dros Dro ac Arbedion) 2007

Rhaid i bob cwmni fod â swyddogion. O 6 Ebrill 2006  mae hyn yn golygu o leiaf un cyfarwyddwr i gwmni  preifat, ac o leiaf dau gyfarwyddwr ac ysgrifennydd cwmni i gwmni cyfyngedig cyhoeddus. Does dim rhaid i gwmni preifat fod ag ysgrifennydd cwmni, ond caiff gynnwys yn ei erthyglau y gofyniad y dylai fod un.

• yn egluro rhai o brif gyfrifoldebau swyddogion y cwmni; ac
• yn delio â rhai o ofynion allweddol gyda golwg ar gyflwyno dogfennau i Dŷ'r Cwmnïau.

Ni fydd y llyfryn hwn yn dweud wrthych chi'r cyfan am fod yn gyfarwyddwr neu'n ysgrifennydd, ond fe fydd yn rhoi ichi syniad go lew am eich cyfrifoldebau gyda golwg ar Dŷ'r Cwmnïau.

Os bydd gennych chi amheuon ynglŷn â'ch cyfrifoldebau wedi darllen y llyfryn hwn, dylech geisio cyngor proffesiynol cyfreithiwr neu gyfrifydd.

Brig

PENNOD 1
Cwmnïau cyfyngedig: yr elfennau

1. Oes gwir angen cwmni cyfyngedig arna i?

Nid cwmnïau yw'r mwyafrif o fusnesau. Mae'r rhesymau amrywiol dros fod â chwmni: er enghraifft, gallent gynnwys bod yn berchen ar eiddo, sicrhau cronfeydd buddsoddi, trethiant neu ryngberthynas gontract. Bydd llawer o fusnesau'n gweithredu'n foddhaol fel unig fasnachwyr neu bartneriaethau.

• Mae hyn yn golygu ei fod yn berson cyfreithiol ynddo'i hun.
• Mae'n bodoli ar wahân i'r rhai sy'n ei berchnogi neu'n ei redeg, ac mae iddo 'atebolrwydd cyfyngedig'. (oni bai bod ei berchnogion yn dewis bod ag atebolrwydd anghyfyngedig)

Os penderfynwch chi nad oes arnoch angen cwmni a sefydlwyd gennych, dylech ystyried trefnu iddo ymddatod yn wirfoddol. Neu gall fod modd ichi wneud cais am iddo gael ei ddileu o’r gofrestr.

Bydd ein llyfrynnau canllaw 'Ymddatod ac Ansolfedd' a 'Dileu o'r Gofrestr, Diddymu ac Adfer' yn rhoi ichi ragor o wybodaeth am y pynciau hyn.

Brig

PENNOD 2
Cyfrifoldebau cyfarwyddwr cwmni

1. A gaiff unrhyw un fod yn gyfarwyddwr?

At ei gilydd, mater i'r aelodau yw penodi'r bobl y credant y byddant yn redeg y cwmni'n dda ar eu rhan. Yr unig gyfyngiadau sy'n atal rhywun rhag mynd yn gyfarwyddwr yw:

• rhaid iddynt beidio â bod wedi eu gwahardd  rhag gweithredu'n gyfarwyddwr cwmni (oni roes y llys iddynt caniatâd i weithredu dros gwmni arbennig);  
• rhaid iddynt  beidio â bod yn fethdalydd heb eu rhyddhau (oni roes y llys iddynt caniatâd i weithredu dros gwmni arbennig);
• yn yr Alban, rhaid peidio â bod o dan 16 oed. O 1 Hydref 2008 ymlaen, mae’r oedran isaf hwn yn cael ei estyn i’r Deyrnas Unedig gyfan.

2. Beth yw dyletswyddau’r Cyfarwyddwr i’r cwmni ?

Am y tro cyntaf, mae dyletswyddau cyfarwyddwyr i’r cwmni wedi’u gosod yn gynhwysfawr yn Neddf Cwmnïau 2006, ond mae’r darpariaethau hyn yn dod i rym mewn camau ar wahân: daeth y mwyafrif ohonynt i rym ym mis Hydref 2007; a bydd y rhai sy’n ymwneud â gwrthdrawiad buddiannau yn dod i rym ar 1 Hydref 2008. Gynt, roedd dyletswyddau cyffredinol cyfarwyddwyr wedi’u cynnwys o fewn y gyfraith achosion. Gweler gwefan yr Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio www.berr.gov.uk am arweiniad pellach.

3. Beth yw cyfrifoldebau cyfarwyddwr gyda golwg ar Dŷ'r Cwmnïau?

Mae gan bob cyfarwyddwr cwmni gyfrifoldeb personol i gyflwyno dogfennau statudol i Dŷ'r Cwmnïau  pan fydd hynny'n ofynnol yn ôl y Ddeddfau. Mae’r rhain yn cynnwys yn fwyaf arbennig: :

• cyfrifon
• ffurflenni blynyddol; a
• hysbysiad o newid cyfarwyddwyr neu ysgrifenyddion, neu o newid eu manylion personnol (Ffurflenni 288a, 288b, neu 288c);

At hyn, y cyfarwyddwyr fel arfer fydd yn rhoi gwybod am  newid y swyddfa gofrestredig (Ffurflen 287).

Gallwch roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am unrhyw rai o’r newidiadau uchod ar-lein drwy WebFiling, drwy ddefnyddio pecyn Software Filing addas, neu drwy anfon dogfennau papur atom drwy’r post.

Fel cyfarwyddwr cwmni, gallwch gael eich erlyn am fethu â chyflwyno’r dogfennau hyn i Dŷ’r Cwmnïau’n brydlon. Tramgwydd troseddol yw hyn ac o’i gollfarnu gall cyfarwyddwr gael ei ddirwyo hyd at £5,000 am bob tramgwydd. Caiff cosb sifil ar wahân ei gosod ar y cwmni am ffeilio cyfrifon yn hwyr.

Os cred Tŷ'r Cwmnïau  nad yw'r cwmni'n dilyn busnes nac yn gweithredu mwyach, gallwn, ar ôl ysgrifennu i’r cwmni i wirio a yw hyn yn wir,ddileu ei enw o'r gofrestr a'i ddiddymu. Os digwydd hynny, bydd holl asedion y cwmni, gan gynnwys ei gyfrif banc a'i eiddo, at ei gilydd yn mynd yn eiddo i'r Goron. Unwaith bod cwmni wedi’i ddiddymu, dim ond drwy orchymyn llys y gall gael ei adfer i’r gofrestr a pharhau mewn bodolaeth. Gweler ein llyfyn canllaw ‘Dileu o’r Gofrestr, Diddymu ac Adfer’ am fanylion pellach

Cânt. Ar gyfartaledd, erlynwn fwy na 1,600 o gyfarwyddwyr bob blwyddyn am fethu â chyflwyno cyfrifon a ffurflenni i Dŷ’r Cwmnïau’n brydlon. Gall methiant cyson i gyflwyno dogfennau statudol yn brydlon arwain hefyd at wahardd cyfarwyddwr drwy orchymyn llys rhag cymryd rhan yn rheolaeth cwmni, a hynny am gyfnod a gaiff ei bennu yn y gorchymyn.

6. Beth  os cyflwyna i’r cyfrifon yn hwyr?
Os bydd cwmni’n ffeilio’i gyfrifon yn hwyr gyda Thŷ’r Cwmnïau, bydd yn tynnu ‘cosb ffeilio hwyr’ yn awtomatig. Bydd y swm yn dibynnu ar ba mor hwyr y bydd y cyfrifon yn dod i law ac ai cwmni preifat neu gyhoeddus sydd dan sylw.  Mae’r cosbau hyn yn ychwanegol at unrhyw ddirwy a gaiff ei gosod gan lys – fel yr eglurir yng nghwestiwn 4 o’r bennod hon.

Am wybodaeth bellach,gweler ein llyfryn 'Cosbau Ffeilio Hwyr', a ‘Cyfrifon’

7. Oes canlyniadau eraill yn sgil ffeilio’n hwyr neu fethu â ffeilio o gwbl?

Oes. Gallai hynny effeithio ar gyfleoedd busnes yn y dyfodol, gan y caiff cwsmeriaid posib chwilio’n gwefan sy’n rhoi gwybodaeth ddi-dâl am ba gyfrifon sy’n ddyledus.  Gallai methiant i ffeilio neu unrhyw ffeilio hwyr gael effaith ar deilyngdod credyd y cwmni.

8. Sut gellir osgoi erlyn a chosbau ffeilo hwyr?

Gwnewch yn siŵr fod eich cwmni'n cydymffurfio'n brydlon â'i holl rwymedigaethau ffeilio, nid yn unig mewn cysylltiad â'i gyfrifon a'i ffurflenni blynyddol, ond hefyd mewn cysylltiad â phob dogfen arall sy'n ofynnol o dan y Ddeddf.

9. On'd yw fy nghyfrifydd i fod i wneud hyn oll?

Mae cyfrifoldebau'ch cyfrifydd yn dibynnu ar y cytundeb a dynnwyd gennych â hwy. Ond eiddo'r cyfarwyddwyr yn llwyr yw'r cyfrifoldeb am gyflwyno cyfrifon a dogfennau statudol eraill.

Gwnewch yn siŵr fod gan eich cyfrifwyr yr holl wybodaeth angenrheidiol i baratoi'ch cyfrifon a threfnu eu harchwilio'n ffurfiol mewn pryd. Os bydd angen, rhowch brociad i'ch cyfrifwyr. Peidiwch â chymryd yn ganiataol eu bod nhw'n bwrw ymlaen â'r gwaith. Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn erlyn y cyfarwyddwyr nid y cyfrifwyr.

10. Pam bod angen yr wybodaeth hon ar Dŷ'r Cwmnïau?

Yn gyfnewid am fanteision masnachu ar sail atebolrwydd cyfyngedig, mae'n rhaid i gwmnïau gyflwyno gwybodaeth arbennig amdanynt eu hunain i Dŷ'r Cwmnïau   Trefnir i’r wybodaeth hon fod ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd fel y gallant wneud penderfyniadau cytbwys o ran pa gwmnïau y gallant fod am fuddsoddi ynddynt neu wneud busnes â nhw.

Brig

PENNOD 3
Cyfrifoldebau ysgrifennydd cwmni

1. Oes rhaid imi fod ag ysgrifennydd cwmni?

O 6 Ebrill 2008 ymlaen, does dim rhaid i gwmni preifat fad ag ysgrifennydd cwmni, ond caiff gynnwys yn ei erthyglau cymdeithasiad y gofyniad y dylai fod un. Rhaid i gwmni preifat presennol sy’n penderfynu terfynu penodiad ei ysgrifennydd roi gwybod am y terfynu i Dŷ'r Cwmnïau ar ffurflen 288b. Mae angen i gwmni cyhoeddus fod ag ysgrifennydd cwmni o hyd.

• yn aelod o unrhyw un o'r cyrff canlynol:
  -Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Cymru a Lloegr;
  -Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig yr Alban;
  -Cymdeithas Siartredig y Cyfrifwyr Ardystiedig;
  -Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Iwerddon;
  -Cymdeithas Siartredig y Cyfrifwyr Ardystiedig;
  -Sefydliad yr Ysgrifenyddion a'r Gweinyddwyr Siartredig;
  -Sefydliad Siartredig y Cyfrifwyr Rheoli;
  -y Sefydliad Siartredig ar gyfer Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg; neu
• yn dal swydd ysgrifennydd cwmni o gwmni cyfyngedig am o leiaf 3 o'r 5 mlynedd yn union cyn eu penodi'n ysgrifennydd; neu
• yn fargyfreithiwr, yn adfocad neu'n gyfreithiwr a alwyd neu a dderbyniwyd mewn unrhyw ran o'r Deyrnas Unedig; neu
• yn rhywun yr ymddengys i'r cyfarwyddwyr ei f/bod yn alluog i gyflawni swyddogaethau ysgrifennydd cwmni oherwydd bod y person hwnnw yn dal, neu wedi dal, safle tebyg mewn unrhyw gorff arall neu ei f/bod / wedi bod  yn aelod o unrhyw gorff arall.

(a) Cynnal y cofrestri statudol.

(b) Sicrhau bod ffurflenni statudol yn cael eu ffeilio'n brydlon. Gweler Pennod 4 'Beth sy'n rhaid ichi ei anfon i Dŷ'r Cwmnïau' am ragor o wybodaeth.

(c) Rhybuddio aelodau a chyfarwyddwyr am gyfarfodydd.  

(d) Dosbarthu penderfyniadau ysgrifenedig arfaethedig ymhlith yr aelodau a chyfleu i’r archwilwyr ariannol unrhyw benderfyniadau a gaiff eu mabwysiadu

(e) Anfon copïau o benderfyniadau a chytundebau i Dŷ'r Cwmnïau .

(f) Darparu copi o'r cyfrifon i bob aelod o'r cwmni, pob dyledebydd a phawb sydd â hawl i gael rhybudd o gyfarfodydd cyffredinol .

(g) Cadw, neu wneud trefniadau i gadw, copïau o bob rhyw benderfyniad a gaiff ei fabwysiadu gan yr aelodau ar wahân i drwy gyfarfod cyffredinol, ynghyd â chofnodion yr holl drafodion a chyfarfodydd cyffredinol

(h) Sicrhau bod pobl sydd â hawl i wneud yn cael archwilio cofysgrifau'r cwmni.  

(i) Gwarchodaeth a defnydd sêl y cwmni. Does dim rhaid i gwmnïau fod â sêl mwyach, ond os oes un ganddynt, yr ysgrifennydd fel arfer sy'n gyfrifol am ei gwarchod a'i defnyddio. (Gellir prynu seliau cwmni gan ddogfenwyr cyfreithiol ac asiantiaid ffurfio cwmnïau.)

Gan mai swyddog cwmni yw’r ysgrifennydd, gall fod yn atebol o dan y gyfraith droseddol am unrhyw fethu cydymffurfio gan y cwmni. Er enghraifft, methiant i ffeilio – o fewn y cyfnod a ganiateir – unrhyw newid i fanylion cyfarwyddwyr ac ysgrifennydd y cwmni, a ffurflen flynyddol y cwmni.

4. Oes gan ysgrifennydd cwmni unrhyw bwerau?

Na ond cânt lofnodi mwyafrif y ffurflenni y mae angen i gwmnïau eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau  

5. Pa hawliau sydd gan ysgrifennydd cwmni?

Mae'r rhain yn dibynnu ar delerau ei g/chontract â'r cwmni.

Brig

PENNOD 4
Beth sy'n rhaid ichi ei anfon i Dŷ'r Cwmnïau

Mae cyfarwyddwyr ac ysgrifenyddion cwmni'n gyfrifol am argymell gwybodaeth i'r Cofrestrydd. Ceir dros 200 o ffurflenni y gallai cwmnïau eu ffeilio. Mae'r wybodaeth ganlynol yn ymwneud yn unig â'r ffurflenni a'r dogfennau mwyaf cyffredin y bydd cwmnïau'n eu defnyddio. Cewch gyflwyno rhan fwya’r wybodaeth ganlynol ar-lein drwy WebFiling, neu’n electronig drwy ddefnyddio pecyn Software Filing addas.  Am ragor o wybodaeth, trowch at ein gwefan www.companieshouse.gov.uk

1. Cyfrifon

Mae’n rhaid i bob cwmni, p’un a fo’n masnachu neu beidio, gadw cofnodion cyfrifeg; ac mae’n rhaid i bob cwmni cyfyngedig (a rhai cwmnïau anghyfyngedig) gyflwyno cyfrifon ar gyfer pob cyfnod cyfrifeg i Dŷ’r Cwmnïau   

At ei gilydd, mae’n rhaid i gyfrifon wedi’u paratoi gan y cyfarwyddwyr gynnwys:

• adroddiad cyfarwyddwyr ( gydag adolygiad busnes os nad yw’r cwmni’n gymwys fel un bach)
• adroddiad archwilydd ariannol (oni bai y cwmni’n fach, yn segur neu’n gwmni dielw sector-cyhoeddus sydd wedi’i eithrio rhag archwilio ariannol);
• cyfrif elw a cholled (neu gyfrif incwm a gwariant os nad yw'r cwmni'n masnachu i wneud elw);
• mantolen wedi’i llofnodi gan gyfarwyddwr
• nodiadau i'r cyfrifon; a
• chyfrifon grŵp (lle bo'r rheiny'n addas).

Mae’n rhaid i gwmnïau cyhoeddus rhestredig baratoi hefyd adroddiad ar gydnabyddiaeth ariannol y cyfarwyddwyr.                                                                                                                               
Does dim rhaid i bob un o’r rhain gael ei gyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau gan bob cwmni: mae rheolau gwahanol ar gyfer cwmnïau bach, canolig, anrhestredig a rhestredig.

Nodyn – ni all y llyfryn hwn drafod yr wybodaeth fanwl y mae’n rhaid i’r dogfennau hyn ei chynnwys – am hynny, gweler Deddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau perthnasol. Hefyd hoffech ymgynghori a chyfrifydd am gyngor. Mae'n llyfryn 'Cyfrifon a Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifeg' yn rhoi rhagor o wybodaeth am baratoi a ffeilio cyfrifon ac am eithriadau rhag ffeilio, heb allu manylu ar yr wybodaeth y mae’n rhaid i’r dogfennau dan sylw ei chynnwys – am hyn gweler ddeddfwriaeth perthasol.

Cewch gyflwyno cyfrifon wedi’u rhyddhau rhag archwilio ariannol, cyfrifon cryno a chyfrifon cwmnïau segur (DCA) ar-lein.  Os caiff y cwmni gyflwyno cyfrifon ar-lein, mae’n rhaid i’r fantolen gynnwys côd dilysu’r cwmni yn lle’r llofnod cyfarwyddwr a fyddai’n ofynnol ar gyfrifon papur.  Am ragor o wybodaeth ynghylch argaeledd a manylion cofrestru, trowch at ein gwefan www.companieshouse.gov.uk   

Mae’n rhaid i bob cwmni gyflwyno ffurflen flynyddol i Dŷ’r Cwmnïau o leiaf unwaith bob 12 mis. Caiff 28 diwrnod o ddyddiad diwallu’r ffurflen i wneud hyn.

I’ch helpu i fodloni’r gofynion ffeilio hyn, byddwn yn anfon llythyr i swyddfa gofrestredig eich cwmni i’ch atgoffa pan ddaw’ch ffurflen flynyddol yn ddyledus. Bydd hwnnw’n eich cynghori sut i ffeilio’r ffurflen yn electronig drwy ddefnyddio’n gwasanaethau Sofware Filing neu WebFiling, gan mai dyma’r opsiwn hawsaf.

Sut bynnag os na allwch chi ffeilio ar-lein, cewch archebu copi papur o’r ffurflen flynyddol drwy’n Canolfan Cysylltu ar 0870 33 33 636.

Sut bynnag, os yw’ch cwmni wedi ymddatod yn wirfoddol neu os dymunwch ffeilio yn Gymraeg, hwyrach na fydd Electronic Filing ar gael i’ch cwmni. Am gyngor ar y mathau eraill o gwmni na allant ffeilio ar-lein, ymwelwch â gwefan www.companieshouse.gov.uk.  Yn yr achos hwn caiff ffurflen bapur ei hanfon i’r swyddfa gofrestredig.

Mae ffi flynyddol o £30 am brosesu dogfen (neu £15 i ddefnyddwyr ein gwasanaethau Software Filing neu WebFiling) y mae’n rhaid ei hanfon gyda’r ffurflen flynyddol.

• Mae Ffurflen 288(a) am benodiad swyddog.
• Mae Ffurflen 288(b) am derfyniad penodiad swyddog (ymddiswyddo, diswyddo, marwolaeth, ac ati).
• Mae Ffurflen 288(c) am newid manylion swyddog - er enghraifft, newid enw neu gyfeiriad preswyl.

Rhaid argymell bob newid i fanylion cyfarwyddwyr ac ysgrifennydd o fewn 14 diwrnod i'r newid. ddigwydd. Gallwch roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am unrhyw rai o’r newidiadau uchod ar-lein drwy WebFiling neu drwy ddefnyddio pecyn Software Filing addas.

6. Clustnodi cyfrannau - Ffurflen 88(2)

Rhaid argymell y Ffurflen hon i Dŷ'r Cwmnïau o fewn mis i glustnodi'r cyfrannau. Gallwch ymostwng y  ar-lein drwy WebFiling, drwy ddefnyddio pecyn Software Filing addas, neu drwy anfon dogfennau papur atom drwy’r post.

Mae'n llyfryn 'Cyfalaf Cyfrannau a Llyfrynnau Prosbectws' yn rhoi rhagor o wybodaeth am hyn.

7. Penderfyniadau

Rhaid ichi anfon i Dŷ'r Cwmnïau gopïau o unrhyw benderfyniadau arbennig  a rhai mathau o benderfyniadau unfryd ac arferol o fewn 15 diwrnod i'w mabwysiadu gan y cwmni - mae'n llyfryn 'Penderfyniadau' (Deddf Cwmnïau 2006) yn rhoi rhagor o wybodaeth am hyn.

8. Morgeisiau ac arwystlon

Mae’n rhaid ichi anfon i Dŷ’r Cwmnïau fanylion pob rhyw forgais neu arwystl a gaiff ei greu gan y cwmni ac y mae angen ei gofrestru, a hynny o fewn 21 diwrnod i’w greu.Gweler ein llyfryn 'Arwystlon a Morgeisiau Cwmni'.

Brig

PENNOD 5
Ansawdd dogfennau

1. Beth sy'n digwydd i ddogfennau a anfonir i Dŷ'r Cwmnïau?

Rydym yn sganio’r dogfennau a'r ffurflenni a gyflwynwch chi i Dŷ'r Cwmnïau i greu delwedd electronig. Wedyn, caiff y dogfennau gwreiddiol eu rhoi i gadw a defnyddir y ddelwedd electronig fel dogfen waith.

Wrth i aelod y cyhoedd adolygu record y cwmni, fe welan nhw'r ddelwedd electronig wedi ei hatgynhyrchu ar-lein. Felly, mae'n bwysig nid yn unig bod y gwreiddiol yn ddarllenadwy ond hefyd y gellir ei ddefnyddio i greu copi clir.

Mae'r bennod hon yn gosod ychydig o ganllawiau ansawdd i'w dilyn wrth baratoi dogfen i'w ffeilio yn Nhŷ'r Cwmnïau.

2. Beth sy'n digwydd os nad yw fy nogfennau'n bodloni'r canllawiau?

Mae adran 707B o Ddeddf Cwmnïau 1985 yn caniatáu i Dŷ'r Cwmnïau wrthod dogfennau a dosbarthwyd yn electronig na ellir mo'u cipio'n electronig, gan roi rhybudd yn dweud pam eu bod nhw'n annerbyniol. Rhaid cyflwyno copi derbyniol o fewn 14 diwrnod i'r rhybudd (fel arall, byddwn yn ystyried bod y gwreiddiol heb ei gyflwyno).

3. Sut  y dylai dogfennau gael eu gosod?

Rhaid i bob dogfen papur a yrrir at Dŷ'r Cwmnïau  nodi rhif cofrestru'r cwmni mewn lle amlwg, a rhaid iddi gydymffurfio ag unrhyw ofynion a bennir gan y Cofrestrydd gyda golwg ar eglurder y ddogfen honno.

Yn gryno, dylai dogfennau fod ar bapur gwyn plaen o faint A4 yn pwyso rhwng 80gsm a 100gsm gyda gorffeniad di-sglein. Dylai'r testun fod yn ddu, yn glir, yn ddarllenadwy ac o ddwysedd cyson. Rhaid i lythrennau a rhifau beidio â bod yn llai nag 1.8mm o uchder, gyda thrwch llinell sydd heb fod yn llai na 0.25mm.

Pwysig: gall inc lliw golli gafael (ddiflannu) wrth sganio dogfen i greu delwedd. I atal hyn, gofalwch bob amser ddefnyddio inc du i lenwi a llofnodi pob dogfen.

4. Beth yw'r problemau mwyaf cyffredin i'w hosgoi?

Cyfrifon sglein
Os ydych chi'n cynhyrchu cyfrifon sglein wedi eu hargraffu mewn lliwiau, byddwch cystal â chadw'r rheiny'n ôl i'ch cyfranddeiliaid ac eraill a fydd yn eu gwerthfawrogi. Bydd arnon ninnau angen testun du ar bapur gwyn gyda gorffeniad di-sglein o hyd. Mae fersiwn teipiedig heb ei rwymo neu broflen yr argraffwyr yn ddelfrydol, ar yr amod y cynhwysir y llofnodion angenrheidiol.

Rhestri aelodau
Mae'n gofynion o ran ansawdd dogfennau yr un mor gymwys i'r rhestri o gyfranddeiliaid a gyflwynir gyda ffurflenni blynyddol a ffurflenni clustnodi.

Os allbrintiau cyfrifiadur yw'r rhain, mae'n hanfodol i ansawdd yr argraffu fod yn dda. Cawn broblemau arbennig gyda rhestri wedi eu hargraffu ar bapur cyfrifiadur â llinellau gwyrdd. Gallwn drin rhestri aelodau ar bapur hyd at 14.5" x 12".

Byddwn yn derbyn dogfennau a gyflwynir ar rai mathau o microfiche (comfiche) wedi ei greu drwy gyfrifiadur ar sail prif gopi du - fel dewis arall yn lle papur - ar yr amod bod modd inni eu hatgynhyrchu ar ein peiriannau diaso.

Derbyniwn restrau aelodau maith ar ddisgiau CD-ROM, DVD-ROM a disgiau llipa.  Gall hefyd fod modd inni dderbyn tâp magnetig ar gyfer rhestriadau maith iawn.

5. Alla i gael rhagor o wybodaeth am hyn?

Am ganllawiau pellach ynglŷn â'n gofynion argraffu , cysylltwch â 029 2038 0065.

Brig

PENNOD 6
Gwybodaeth bellach

1. Sut mae anfon gwybodaeth i Dŷ'r Cwmnïau?

Y ffordd fwyaf diogel i anfon gwybodaeth statudol i Dŷ'r Cwmnïau yw defnyddio’n  gwasanaethau ffeilio ar-lein. I gael rhagor o wybodaeth a manylion am sut i gofrestru, edrychwch ar ein gwefan www.companieshouse.gov.uk

Gallwch chi  gyflwyno dogfennau â llaw (yn bersonol neu drwy negesydd) i’r Cofrestrydd, gan gynnwys y tu allan i oriau swyddfa, dros wyliau banc a thros y penwythnos i Gaerdydd, Llundain a Chaeredin

Gallwch chi hefyd gyflwyno dogfennau drwy’r post, drwy Wasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX).Os anfonwch chi ddogfennau , byddwch cystal â’u cyfeirio at:

Os ydych yn anfon dogfennau drwy'r post, drwy negesydd neu drwy Wasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX) a'ch bod yn dymuno cael derbynneb, bydd Tŷ'r Cwmnïau yn darparu cydnabyddiaeth os amgaewch gopi o'ch llythyr eglurhaol gydag amlen stampiedig ac arni eich cyfeiriad dychwelyd. Bydd y côd bar a roddwn ar eich llythyr yn cyfleu'r dyddiad dod i law ac fe ddychwelwn y copi yn yr amlen a ddarparwch.

Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn anfon nodyn cydnabod awtomatig ar ffurf e-bost ar gyfer pob cyflwyniad o dan drefn WebFiling, gyda neges e-bost ychwanegol i ddweud a gafodd eich cyflwyniad ei dderbyn neu ei wrthod.

1. Ga i ffeilio dogfennau mewn ieithoedd eraill?

Fel arfer, yn Saesneg y mae’n rhaid ichi ffeilio dogfennau gyda Thŷ’r Cwmnïau. Mae eithriadau i hyn yn unol â’r manylion isod.  Cewch lunio a chyflwyno dogfennau sy’n ymwneud â chwmnïau Cymreig yn Gymraeg.

Caiff cwmnïau gyflwyno’r dogfennau canlynol mewn ieithoedd eraill os bydd
cyfieithiad Saesneg ardystiedig yn cael ei hanfon gyda nhw:

• Penderfyniadau a chytundebau sy’n effeithio ar gyfansoddiad cwmni
• Contractau’n ymwneud â  chlustnodi cyfrannau am Gydnabyddiaeth ar wahân i  arian parod
• Yn achos cwmnïau sydd wedi’u cynnwys yng nghyfrifon grwpiau mwy yn yr EEA neu y tu allan i’r EEA, cyfrifon y grŵp ac adroddiad blynyddol y rhiant-ymgymeriad
• Offerynnau arwystlon (neu gopïau o offerynnau arwystlon)

Yn ychwanegol, mae cwmnïau hefyd yn cael ffeilio cyfieithiadau ardystiedig gwirfoddol o unrhyw ddogfen sy’n dod o dan y gofynion yn y Gyfarwyddeb ar ddatgelu. Mae hyn yn cynnwys:

• Dogfennau cyfansoddiadol fel y memorandwm a’r erthyglau cymdeithasiad
• Penodiadau cyfarwyddwyr, newid manylion neu terfyniadau
• Cyfrifon, adroddiadau a ffurflenni blynyddol
• Hysbysiad ynglyˆn ag unrhyw newid yn swyddfa gofrestredig y cwmni
• Dogfennau dirwyn i ben
• Dogfennau cyfalaf cydrannau (cwmnïau cyhoeddus yn unig)
• Dogfennau ynghylch cyfuno a rhannu cwmnïau (cwmnïau cyhoeddus yn unig)
• Dogfennau ynghylch cwmnïau tramor

Rhaid i’r cyfieithiad gwirfoddol gyfeirio at ddogfen a gyflwynwyd i Dŷ'r Cwmnïau ar 1 Ionawr 2007 neu wedi hynny. Gall cyfieithiadau gwirfoddol gael eu ffeilio yn un o ieithoedd swyddogol yr Undeb Ewropeaidd yn unig a rhaid anfon Ffurflen 1106 i gyd-fynd â nhw.

4. Ble galla i gael ffurflenni a llyfrynnau canllaw?

Gellir hefyd gael ffurflenni gan ddogfenwyr cyfreithiol, cyfrifwyr, cyfreithwyr ac asiantiaid llunio cwmnïau.

Brig