Mae'r Gwasanaeth Ffeilio Meddalwedd cyfredol yn caniatáu cwmnïau allanol i ddatblygu pecynnau meddalwedd, gan alluogi naill ai i’w gweithwyr eu hunain neu gwsmeriaid eu cwmni i reoli'r cyflwyniad o amrywiaeth o ffurflenni sydd eu hangen gan Dŷ'r Cwmnïau.

Sut mae Software Filing yn gweithio?

Maer gwasanaeth Software Filing yn gweithredu drwy drawsyrru dogfennau i Dŷr Cwmnoau drwyr post electronig (e-bost) ac fei cynlluniwyd ar gyfer cyflwynwyr syn ffeilio gwybodaeth yn rheolaidd ac syn defnyddio cryn dipyn ar y gwasanaeth.  Rhaid ir dogfennau hyn gydymffurfio br fframwaith a gafodd ei gymeradwyo gan y Cofrestrydd ar gyfer cyflwyno electronig, fel y nodir ym Manyleb y Fanyleb Rhyngwyneb Technegol Software Filing. Mae Manyleb Rhyngwyneb Technegol syn cynnig gwybodaeth fanwl i ddatblygwyr meddalwedd ar gael drwy ffonio Gofal Cwsmeriaid ar 02920 380336 neu drwy e-bostio mconnors@companieshouse.gov.uk.

Pa ddogfennau alla i eu ffeilio’n electronig?

Ar gyfer cwmnïau wedi’u cofrestru yng Nghymru, Lloegr a’r Alban, mae’r gwasanaeth Software Filing yn cefnogi cyflwyniad electronig:

• Newid Cyfeiriad Swyddfa Gofrestredig (Ffurflen Bapur 287)
• Penodi Cyfarwyddwr/Ysgrifennydd (Ffurflen Bapur 288a)
• Ymddiswyddiad Cyfarwyddwr/Ysgrifennydd (Ffurflen Bapur 288b)
• Newid Manylion Cyfarwyddwr/Ysgrifennydd (Ffurflen Bapur 288c)
• Ffurflen Flynyddol (Ffurflen Bapur 363a)
• Corfforiadau Newydd (Ffurflenni Papur 10,12 a Memorandwm ac Erthyglau) o Fedi 2001.
• Clustnodi Cyfrannau (nid trafodion di-arian-parod (Ffurflen Bapur 88(2))
• Cynyddu Cyfalaf Nominal (gyda Phenderfyniad (Ffurflen Bapur 123))
• Lleoliad y Gofrestr Ddyledebwyr (Ffurflen Bapur 190)
• Lleoliad y Gofrestr Ddyledebwyr ar ffurf heb fod yn ddarllenadwy (Ffurflen Bapur 190a)
• Lleoliad y Gofrestr Aelodau (Ffurflen Bapur 353)
• Lleoliad y Gofrestr Aelodau ar ffurf heb fod yn ddarllenadwy (Ffurflen Bapur 353a)

Sut ydw i’n cofrestru fel Ffeilydd Electronig?

Os hoffech gofrestru, byddwch cystal â llenwi’r Cais am Gyfrif Credyd o dan y Gwasanaethau Ffeilio Ar-lein a’i bostio i’r cyfeiriad sydd wedi’i nodi ar y ffurflen. Wrth dderbyn hwnnw, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn creu cyfrif, yn neilltuo terfyn credyd ac yn anfon pecyn cychwyn yn cynnwys yr holl wybodaeth fydd angen arnoch i fwrw iddi.

Beth sydd angen arna i i ddechrau Software Filing?

I ffeilio’n electronig, bydd arnoch chi angen:

• Offer cyfrifiadurol addas fel y pennir gan eich cyflenwydd meddalwedd
• Cysylltiad â chyfleustra e-bost dros y Rhyngrwyd
• Meddalwedd gyfrifiadurol i fformadu a chyflwyno’r dogfennau electronig yn gywir
• Cyfrif Credyd Software Filing.

Cliciwch yma i weld y rhestr o gyflenwyr a gafodd eu cymeradwyo.

Sut caiff ffioedd eu casglu?

Nid anfonir anfonebau yng nghyswllt dogfennau sydd heb gyfleu ffioedd. Bydd eich Darparydd Gwasanaeth Rhyngrwyd (ISP) dethol yn codi cost defnyddio’u gwasanaeth e-bost. Bydd anfonebau misol yn eitemeiddio unrhyw ddogfennau a drawsyrrir i gyfleu ffioedd, gan fynnu taliad o fewn cyfnod penodedig.

Sut caiff dogfennau eu ‘Llofnodi’?

a) Y rheswm dros godau dilysu cwmni
I ddisodli’r llofnod ar ffurflenni papur a chydymffurfio â’r Ddeddf Cwmnïau, rhaid i bob dogfen sy’n dod i law drwy’r gwasanaeth Software Filing gael ei dilysu gan (neu ar ran) y cwmni dan sylw. Cyn bod modd ffeilio dogfennau’n electronig dros gwmni, rhaid i’r cwmni hwnnw roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau’n ysgrifenedig am y côd y bydd yn ei ddefnyddio i ddilysu dogfennau, ynghyd â manylion pwy fydd yn gyfrifol am eu cyflwyno. Mae’n RHAID i bob dogfen sy’n cael ei ffeilio’n electronig ddangos y côd dilysu cwmni perthnasol neu fe gaiff ei gwrthod.

b) A all mwy nag un cwmni fod â’r un côd?
Gall. Caiff grwpiau o gwmnïau ddewis bod â’r un côd dilysu. Ond er mwyn cydymffurfio â’r Ddeddf Cwmnïau, rhaid i’r côd gael ei gyflwyno’n wreiddiol yn ysgrifenedig i Dŷ’r Cwmnïau gan y cwmni dan sylw, wedi’i llofnodi gan un o’r swyddogion sy’n gwasanaethu’r cwmni. Gellir gwneud hyn gan gyflwynwyr a fydd wedi casglu’r wybodaeth o blith y cwmnïau dan sylw, drwy anfon y ffurflen ymgeisio wreiddiol i Dŷ’r Cwmnïau. Os felly, mae’n rhaid i gwmnïau gadarnhau eu bod wedi awdurdodi’r cyflwynydd arbennig i gyflwyno gwybodaeth ar eu rhan.

c) Oes modd newid codau?
Oes. Caiff cwmnïau roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am gôd newydd sydd i’w ddefnyddio o ddyddiad arbennig ymlaen. Ar ôl y dyddiad hwn, bydd raid i ddogfennau ddefnyddio’r côd newydd. Mae Tŷ’r Cwmnïau yn cadw’r hawl hefyd i fynnu gan gwmni newid ei gôd.

d) Sut caiff codau eu neilltuo i gwmnïau newydd?
Os corfforir ar bapur, gellir neilltuo codau i gwmnïau newydd eu corffori fel y disgrifiwyd yn barod. Fel arall, cewch ofyn i gôd penodol gael ei neilltuo ar gyfer pob cwmni sydd wedi’i gorffori gennych chi. Dylech roi gwybod yn ysgrifenedig i Dŷ’r Cwmnïau os dymunwch fanteisio ar yr opsiwn hwn.

Os corfforir yn electronig, yna mae cyfleustra’n bodoli ar gyfer pennu côd dilysu cwmni ar y cyd â manylion corffori.

Sut mae cyfarwyddwyr newydd yn ‘Cydsynio i Weithredu’?

Wrth eu penodi, o dan y Ddeddf Cwmnïau, mae’n rhaid i gyfarwyddwyr lofnodi i gadarnhau eu ‘cydsyniad i weithredu’. I roi darpariaeth electronig sy’n cyfateb i’r llofnod hwn, rhaid i ddogfennau penodiad electronig ddangos tair eitem o wybodaeth bersonol yng nghyswllt y sawl sy’n cael ei benodi, a all gynnwys:

• Lle geni
• Rhif teleffon
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Rhif pasbort
• Enw morwynol y fam
• Lliw llygaid
• Enw blaen cynta’r tad.

1. Côd chwe digid.

2. Y manylion canlynol ar gyfer yr unigolyn / y cwmni dan sylw:

• Cyfenw
• Enw blaen (gorfodol mewn achosion anghorfforaethol yn unig)
• Cyfeiriad
• Dyddiad geni (gorfodol i gyfarwyddwyr anghorfforaethol yn unig)
• Cenedligrwydd (gorfodol i gyfarwyddwyr anghorfforaethol yn unig)
• Galwedigaeth (gorfodol i gyfarwyddwyr anghorfforaethol yn unig)
• Dynodiad (datganydd / datganydd Adran 30 yn unig)
• Gwybodaeth ddewisol a ddylai hefyd gael ei hychwanegu os bydd yn briodol:
• Cyfenw a/neu enw blaen blaenorol
• Teitl
• Anrhydeddau

Tîm Datblygu Software Filing
Ystafell 1.11
Tŷ’r Cwmnïau
Ffordd y Goron
Caerdydd CF14 3UZ

Pa mor hir mae’n ei gymryd i gofrestru dogfennau?
Arfaethwn brosesu 95% o gorfforiadau a 90% o Ddogfennau Cyffredinol a gaiff eu ffeilio’n electronig o fewn 24 awr iddynt ddod i law (mor bell â’u derbyn neu eu gwrthod). At hynny, arfaethwn brosesu pob Corfforiad yr un Diwrnod ar y dydd y bydd yn dod i law, ar yr amod bod y cais yn cyrraedd erbyn 3pm. Cydnabyddir pob dogfen electronig drwy neges derbyn neu wrthod a gaiff ei hanfon drwy e-bost at y cyflwynydd.

Beth os caiff fy nogfennau eu gwrthod?

Ar gyfer dogfennau wedi’u gwrthod, bydd y gydnabyddiaeth yn cynnwys y rheswm/rhesymau dros wrthod ynghyd â rhif teleffon Adran Archwilio Dogfennau Tŷ’r Cwmnïau ichi ei alw os bydd gennych unrhyw gwestiynau am y rheswm/rhesymau.

Dylai dogfennau gwrthodedig gael eu cywiro a’u hailgyflwyno o fewn y cyfnod statudol a osodir. Gellir eu hailgyflwyno’n electronig neu ar bapur.

Beth os ca i broblemau?

Dylid rhoi gwybod i Ganolfan Cysylltu Tŷ’r Cwmnïau am anhawster i fanteisio ar wasanaeth Tŷ’r Cwmnïau ar gyfer Software Filing drwy e-bostio: enquiries@companies-house.gov.uk neu drwy ffonio 0870 33 33 636, gan nodi’n glir eich bod yn ddefnyddydd cofrestredig o dan y gwasanaeth Software Filing. Dylid rhoi gwybod i gyflenwydd y feddalwedd am anhawster i ddefnyddio’r feddalwedd a arferir i fformadu ac anfon dogfennau electronig. Ond os oes problemau gyda’r data a gyflenwir, fe roir rhif priodol i gysylltu â Thŷ’r Cwmnïau.

Ydy archebu dogfennau o bwys?

Nac ydy. Ond yn ddelfrydol dylai dogfennau cysylltiedig gael eu cyflenwi o dan yr un trawsyriad electronig (h.y. neges e-bost).

Pryd galla i ffeilio’n electronig?

Bydd y gwasanaeth Software Filing ar gael fel arfer 24 awr y dydd, er y gall fod adegau pan gaiff y gwasanaeth ei dynnu’n ôl dros dro i ganiatáu gweithgareddau hwsmona a chynnal a chadw.

At ddibenion statudol, fe gaiff yr amser pan dderbynnir y ddogfen gan y cyfleustra e-bost ‘Allrwyd’ ei ystyried yn ddyddiad derbyn. Ond ni fydd dogfennau sy’n dod i law drwy’r dull electronig y tu allan o oriau 0730 i 1830 dydd Llun i ddydd Gwener yn cael eu prosesu gan Dŷ’r Cwmnïau tan y diwrnod gwaith dilynol.

Alla i ffeilio ar bapur ac yn electronig?

Os dymunwch, gallwch ddewis ffeilio dogfennau drwy’r dulliau electronig a thraddodiadol. Yn unig gyfyngiad yw na chewch ffeilio’r un ddogfen yn electronig ac ar bapur.